Sharepoint Server 2010 da gruplara ya da kişilere görev atama ile ilgili yepılması gerekenler.


Sharepoint üzerinde Sharpeoint Designer ile iş akışları oluştururken kişilere ya da gruplara görevler atamak gibi bir ihtiyacınız olduğunda eğer gruplara atama yapamıyorsanız sırasıyla şaşağıdaki işlemlerin yapılıp yapılmadığını kontrol edin.

Öncelikle Central Administration –>System Settings altında Configure outgoing e-mailsettings e gidin.

    • SMTP adresinizi girin
    • Portalin size mail atmasını istediğiniz e-mail adreslerinide altındaki alanlara girin.

Sonrasında

    • AD de olşturduğunuz Security gruplar için birer tane aynı isimde Exchange de dağıtım e-mail adresleri oluşturunuz.
    • Bu grup e-mail adreslerine mail geldiğinde ya da görev atandığında kimlere gitmesini istiyorsanız o kişilerin e-mail adreslerini bu grup ların altına ekleyin.

Ve Exchange de aşağıdaki ayarları yapınız.

  • Exchange Management Console u açın ve Reciepent Configuration altında Distribution grup a gelin
  • Distribution group a sağ tıklayın ve Properties i açın.
  • Mail Flow Settings tabında Message Delivery Restrictions a çift tıklayın
  • “Require that all senders are authenticated”. yazısının yanındaki kutucuk işeretli ise o işareti kaldırın.Kutucuk boş olsun.
  • Tüm açtığınız ekranları Ok butonları ile kapatın.

Yuarıdaki ayarlardan biri ya da birkaçı ayarlanmamış ise Sharpeoint Server 2010 üzerinde Sharepoint Designer 2010 ile oluşturduğunuz iş akışlarında istediğiniz kişilere ya da gruplara görev atayamazsınız.

 

Faydalı olması dileğiyle.

Yorum Yapın

Sharpeoint Server 2010 Record Center için SPD 2010 ile iş akışı düzenleme


Merhaba.

Sharepoint Server 2010 Record Center site template i özeldir.Sitedeki “Submit a Record” butonu ile sietnize kullanıcılar tek bir yerden belge upload ederler.

Siz ise bu site template özelliklerini kullanarak yüklenen belgenin site içerisinde daha önceden hazırladığınız kitaplıklara gitmesini sağlarsınız.

Böylelikle yüklenen tüm dökümanlar olmasını istediğiniz yere kendiliğinden gider. Kullanıcının özellikle birşey bilmesine gerek bile yoktur.

Gelelim bu işi adım adım yapmaya. Üstelik Record Center rule u kullanmadan.

Bu senaryomuzda her ilden kullanıcılar tek bir arayüzden belge upload edecekler ve belgelerini upload ederken hangi ilde olduklarını seçecekler.

Devamını ise hazırladığımız sistem halledecek.

Öncelikle “Record Center” içinde her il için bir belge kitaplığı oluşturun.

Site Actions –> More Options

Sol tarafta “Library” i seçin ve sağ taraftaki tazelenen listeden “Document Library” i seçin.

Son olarak Belge kitaplığınıza il isminizi girin ve “Create” e tıklayın.

Aynı işlemi tüm iller için yapın.

 

image

 

“Submit a Record “ butonu ile yüklenen belge Record Center da ilk olarak “Drop off Library” kitaplığına düşer.

Biz yönlendirmeyi bu belge kitaplığı üzerinden yapıyor olacağız.

Yönlendirme için kullanacağımız kriter “İL” kriteri idi hatırlarsınız senaryomuzdan.

“Drop off Library” kitaplığı içinde bir “İL” sütunu oluşturmamız gerekiyor.

Sol menüden “Drop off Library” linkine tıklayın ve açılan sayfada üst kısımda ribbon menüden “Library” e tıklayın.

Açılan Ribbon menüden ise “Create Column” a tıklayın. Aşağıdaki resimdeki gibi bir popup açılacaktır.

Name and Type alanındaki textbox a İL yazın ve tip olarak ta “Choice” u seçin.

Alt kısımdaki “Type each choice on a separate line” yazısının altındaki alana her satıra bir il gelecek şekilde il isimlerini yazın.

“Require that this column contains information” ise “Yes” olsun. Bu alanın bilgi içermesini zorunlu kılmalıyız.

Not:ilk satıra “Seçiniz” yazın lütfen.  ve alt kısımdaki “Default Value” değeride Bu işlemleri her il için yapın. olsun.

Böylelikle il bilgisi girilmeyen belgeler varsayılan olarak “Seçiniz” seçili olarak yüklenecektir.

İsterseniz “Seçiniz” kriterini de ayrıca değerlendirebilirsiniz.

 

image

 

İl bilgisi için sütun değerlerini girme işlemimiz bittikten sonra “Record Center”  sitesine girin ve “Submit a Record” butonuna tıklayarak bir belgeyi siteye yüklemeye çalışın ve aşağıdaki gibi il seçim alanının geldiğine emin olun.

 

image

 

Yukarıdaki ekranı alıyorsak herşey yolunda demektir.

 

image

 

Devamında ise Sharpeoint Designer 2010 u çalıştırın ve Record Center sitesine bağlanın.

Sol taraftaki “Lists and Libraries” i tıklayın ve sağ tarafta açılan “Drop off Library” i seçin.

 

image

Açılan sayfadan üst kısımdaki “List Workflows” u tıklayın ve açılan ufak pencerede iş akışınız için anlaşılır bir isim ve bir alt kısıma ise iş akışının ne yaptığına dair açıklama girin.

 

image

İş akışında ise adımların yukarıdaki gibi olması gerekmektedir.

Ribbon menüde “Conditions” kısmından “If any value equalsvalue” yi seçin ve clicklemenize imkan verildiği kısımları resimdeki gibi seçerek doldurun.

Ribbon menıüde “Actions” kısmından”Copy list Item” i seçin ve clicklemenize imkan verildiği kısımları resimdeki gibi seçerek doldurun.

Devamında ise yine Ribbon menıüde “Actions” kısmından “Delete Item” i seçin ve clicklemenize imkan verildiği kısımları resimdeki gibi seçerek doldurun.

 

image

Bu işlemleri her il için yapın. İş akışı adımlarını açıklamak gerekirse.

Personel belgeyi yüklerken açılan alandan hangi ili seçerse belge o il klasörüne kopyalanacak ve belgenin ilk yüklendiği alandan belgenin silinmesi sağlanacak.

Son olarak Workflow ayarlarından bu workflow un belge yüklendiğinde  otomatik olarak çalışmasını sağladığınızda belge yönetimini Record Center site template inin özelliklerini kullanmadan yapmış oluruz.

Şimdi iş akışınızı yayınlayabilirsiniz.

Faydalı olması dileğiyle.

Yorum Yapın

Sharpeoint Server 2010 da Sharpeoint Designer ile iş akışı oluşturma


Merhaba.

Bu makalede Sahrepoint Server 2010 üzerindeki duyurular listesine kontrollü bir iş akışı oluşturacağız.

Senaryo : Kullanıcı duyurular listesine duyuru ekleyecek ve duyuru o kullanıcının kendi departman amiri tarafından onaylandığında yayınlanacak.

Bu sonuca ulaşmanın birkaç yöntemi vardır. Yöntemlerden biri Serkan Konak ın makalesinde anlattığı gibi (http://www.serkankonak.com/Lists/Postalar/Post.aspx?ID=2 ) Sharpeoint Server 2010 üzerindeki infopath formlarına Active Directory deki amir bilgisini çekmek ve bu amire görev atamak ya da birazdan anlatacağım gibi Sharepoint Server 2010 daki gruplardan yola çıkarak iş akışları oluşturmak. Seçim sizin. Bu seçim genellikle platform un büyüklüğüne göre değişir.

Öncelikle Sharpeoint Server 2010 üzerinde 4 adet grup olıturalım.

Grup isimleri :

“Bilgi İşlem Personeli”

“Bilgi İşlem Amirleri”

“Satınalma Personeli”

“Satınalma Amirleri”

Grup isimlerinden de anlaşılacağı gibi. “Bilgi İşlem Personeli”  bir duyuru girdiğinde “Bilgi İşlem Amirleri” ne onay iş akışı gidecek.“Satınalma Personeli” bir duyuru girdiğinde “Satınalma Amirleri” ne bir onay iş akışı gidecek.

Grup oluşturmak için sol üstteki “Site Actions” altındaki “Site Settings”  e tıklayın. Açılan Sayfada “People and Groups”  linkine tıklayın. Açılan sayfad sol üstteki “Groups” linkine tıklayın ve grupların listelendiği sayfanın açılmasını sağlayın. Bu sayfada “Yeni” linkine tıklayarak yeni grup oluşturabilirsiniz.

Grıupları oluşturduysak eğer Sharpeoint Designer ı açarak iş akışı yazmaya bağlayabiliriz.

Not: Eğer bilgisayarınızda Sharepoint Desiğner 2010 yok ise Sharepoint Server 2010 sitesinde herhangi bir yerde “Site Actions”  menüsü altındaki “Edit in Sharepoint Designer” linkine tıklayarak otomatik olarak download edebilirsiniz. Ücretsiz bir üründür. http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?id=16573 linkinde de kendiniz download edip yükleyebilirsiniz.

 

image

Sharepoint Designer 2010 u açın ve “Open Site” butonuna tıklayın. Açılan pencerede Sharepoint Server da iş akışı oluşturmak istediğiniz siteyi yazıp “Open” a tıklayın ve platform a bağlanın.

 

image

 

Soldaki menüde workflow u seçin ve üstte değişen ribbon menüde List workflow u seçin. Açılan menüden duyurular ı seçin.

image

Açılan pencerede iş akışına isim verin ve açıklamaya iş akışının ne için oluşturulduğunu yazın.

 

image

Açılan iş akışı yazma ekranında üst kısımdaki ribbon menüden Condition u seçin ve açılan menüden Created By specific person u seçin.

 

image

Step 1 başlığı altında “if created specific person” türkçesinde eğer bir kullanıcı tarafından oluşturulduysa yazan bir satır göreceksiniz. Bu satırın specific person yazan kızmı tıklanabilir link şeklindedir. Tıkladığınızda açılan pencereden People/Groups from SharPoint site… ı seçerseniz eğer size biraz önce oluşturduğunuz grupları aratabileceğiniz bir ekran açılacaktır. Bu ekranda Sharpeoint Server üzerinde oluşturduğunuz grupları arayıp ekleyebilirsiniz. Örneğin Bilgi işlem personeli yazıp aratın ve ekleyin.

 

image

Devamında ise bu grup tarafından duyuru eklendiğinde ne yapmasını isteiyorsak o kısmı yazmamız gerekiyor.

Buda yine üstteki ribbon menüdeki Actions  butonu ile mümkündür.

Tıklayın ve açılan menüden Start Approval Process i seçin.

 

image

 

“Start Approval process on Current Item with these users “ yazılı bir satır ile karşılaşacaksınız.

Bu satırda yine sizin doldurmanı gereken yer these users yazılı yere tıkladığınızda açılan penceredeki alanlardır.

 

image

Participants: Bu alan görevi kime atamak istiyorsak o kişileri ya da grubu yazacağımız alandır. Örneğin Bilgi işlem amiri yazın. Buraya yazacağınız kişi ya da gruplar iş akışındaki bir üstteki koşul gerçekleştiğinde etkilenecek gruplardır.

CC : İş akışındaki bu adımı ile ilgili birisine bilgi verilmesini istiyorsak bu alana o kişiyi yazmalıyız.

Title : Bu kısım kişiye atanan görevin başlığıdır.

Instructions: Bu alana görev ile ilgili açıklamayı yazabilirsiniz. Kişiye e-posta olarak gidecektir ve görev içeriğinde görüntülenecektir.

“Lütfen size atanmış görev ile ilgili işlemleri tamamlayınız” gibi birşey yazabilirsiniz.

Ok butonuna tıklayarak bu pencereyi onaylayıp kapatın.

 

image

 

Diğer gruplar ile ilgili işlemleride aynı şekilde yapın. Ve sürecinizin yazımını bitirin.

 

image

Sürecinizin çalışmasını bitirdikten sonra “Amir onaylı Duyuru işa akışı”  yazısına tıklayın ve iş akışınız ile ilgili genel ayarların yapıldığı kısmın açılmasını sağlayın.

 

image

Resimde kırımızı çerçeve içine alınmış alandan iş akışınızın otomatik mi yoksa el ile mi başlatılmasını istediğinizi seçin ve “Publish” e tıklayın. Böylelikle iş akışınızı oluşturmuş ve duyurular listesinde çalışmak üzere yayınlamış olursunuz.

 

Son olarak duyurular listesinde filtreleme yapılması gerekmektedir.

Bu iş akışının ismini taşıyan sütun Completed ise görüntülenmesini sağlamanız gerekiyor.

Oluşturduğunuz gruplara kullanıcıları eklemeyide unutmayın lütfen.

Böylelikle süreciniz duyuru eklendiğinde çalışacaktır. Ve kim eklediyse onun amirine bir görev atayacaktır. Amir görevi tamamladığnda ise duyuruda ilgili iş akışı sütun değeri Completed olacaktır. Completed olanlar görüntülensin dendiği içinde duyuru herkes tarafından görüntülenebilir olacaktır.

 

Faydalı olması dileğiyle.

Yorum Yapın

Sharepoint CQWP / içerik sorgulama web bölümü ile tüm sitedeki görevleri görüntüleme.


Merhaba.

Bu makalede CQWP ile tüm site içerisinde filtreli bir sorgulama yapıyor olacağız.

Senaryo : Platform açıldığında tüm platform içinde yani alt sitelerdeki görev listeleri dahil , son son 5 gün içerisinde oluşturulan görevleri göstersin.

Bu webpart ı öncelikle Sharepoint ana sitemize ekleyelim.

Site Actions –> Edit Pages e tıklayıp sayfayı düzenleme modunda açalışm.

Ribbon menüde Insert tab ına geçelim ve  Add web part ikonuna tıklayalım. Açılan alandan soldaki listede Content Rollup ı seçelim ve sağ tarafa listelenen web partlardan Content Query i seçip Add butonuna tıklayalım ve CQWP ın sayfaya eklenmesini sağlayalım.

Open the tool pane linkine yıklayarak CQWP ı düzenlememise yarayacak sağ kısımdaki webpart düzenleme panelinin açılmasını sağlayalım.

Query başlığı altında Source kısmında ilk seçenek seçili olsun. Böylelikle adresleme yapmaya gerek kalmadan tüm platform içinde arama/sorgulama  ve filtreleme yapacaktır.

List Type kısmında ise Tasks ı seçelim.

Content Type altında ise sırasıyla List Content Types ve sonraki kısımdanda Task ı seçin.

Şimdiye kadar yaptıklarımıza direk tamam dersek bu web part tüm platform içindeki alt siteler dahil tüm görevleri listeleyecektir.

Burada istenirse filtrede eklenebilir.

Additional Filters alanında

Show items when =Task Status ve is not equal to seçilerek koşul değeri olarakda Tamamlandı yazarsanız. Webpart tüm site ve alt siteleri sorgulayarak bitmemiş görevleri gösterecektir.

Burada isteğe göre filtrelemelerde çeşitleme yapabilirsiniz.

Son 5 günlük taskleri görüntülemek için bugün ile oluşturulduğu tarih arasındaki farkın gün cinsinden 5 ten küçük olmasını istemeniz gerekir.

sadece o anda sayfayı açan kullanıcıyı  ilgilendirenler görüntülensin istersenizde filtre koşulunda created =[Me] filtresini ekleyip sonrada Veya koşulunu seçip bir sonraki filtre koşulunada  Assigned=[Me] filtrelerini eklemelisiniz. Böylelikle aktif kullanıcının atadıkları ve kullanıcıya atananlar listelenecektir.

Faydalı olması dileğiyle.

Örnek :

Yorum Yapın

Sharepoint Server 2010 Site kolleksiyonu yöneticisi (site collection admin) ekleme.


Sharepoint Platformlarında yetkilendirmelerde özel bir kavram vardır. Buda Site koleksiyonu yöneticisi kavramıdır. Sharepoint platform ları ile ilgilenenler bilirler. Sharepoint Server 2010 da birden fazla web uygulaması (web application ) oluşturmak mümkündür. Kurumların farklı taleplerine göre şekillendirilebilen bir yapıdır.

Bunu şöyle örneklendirebiliriz aslında.Dünya genelinde bir web yayımı 80 portundan yapılır.http portudur. http:// ile başlayan browser taleplerini web server varsayılan olarak 80 portundan karşılar. Buraya kadar herşey güzel. Eğer siz bir geliştirme yapıyorsanız ve bu geliştirmeleri test etmek istiyorsanız ama test ederkende mevcut 80 portu üzerinden yayın yapan web uygulamalarınız durmasın,aksamasın,hataya düşmesin istiyorsanız yeni bir sharepoint site uygulaması oluşturabilirsiniz. Bu durumda testinizi bu uygulama üzerinde yapar ve problem ile karşılaşmazsanız halihazırda çalışan ve 80 portundan yayın yapan uygulamanıza direk deploy edebilirsiniz.

Başka bir örnekte bünyesinde farklı sektörlere hizmet veren bir firma için düşünülebilir. İnşaat sektörü için 81 portundan , reklamcılık sektörü için 82 portundan , finans sektörü için 83 portundan yayın yaptığını ve son noktada firmanın dış dünyaya kendisini anlatabilmesine yarayacak olan Sharepoint web arayüzünüde 80 portundan yayınladığını düşünebiliriz.

Durum bu olunca yönetimsel anlamda her sektör için bir uygulama, site koleksiyonu yöneticisine ihtiyaç doğabilir. Neticede ilgili sektörde işlerin nasıl yürütüldüğünü ve hangi personelin hangi yetkilerle işini nasıl platform üzerinden yapabileceğini bilen bir kişi.

Bu gibi senaryolar için yetki paylaşımı yapılması gerekir.

Sharepoint site koleksiyonu yöneticisi, bu senaryolardaki kendi çalıştığı uygulamanın yöneticisi  anlamına gelir.Bu kişilere yönetici hakkını verebilmek için 2 farklı farklı yöntem vardır.

1. yöntemde bu işlem site yönetimi arayüzünden yapılır.İlgili uygulama sitesindeyken sol üstteki Site Eylemleri ne tıklanır ve açılan menüden Site Ayarları  linkine tıklanır. Açılan site yönetimi sayfasından Site Koleksiyonu Yöneticisi  linkine tıklanır ve kullanıcı buraya eklenir. Eklenen kullanıcı artık o uygulama içindeki herşeyi yönetebilir.

2.yöntemde ise aynı işlem SharePoint 2010 Management Shell komut satırından girilen bir satır kod/komut ile yapılır.

Bu işlem için Start a tıklanır ve All Programs  menüsü altından Microsoft Sharepoint 2010 Products altındaki SharePoint 2010 Management Shell e sağ tıklanır ve açılan menüden Run as Administrator  seçilir. Böylelikle Sharepoint Server 2010 platformunu scriptler ile yönetebileceğimiz Shell konsolu admin yetkisi ile açılmış olur.

Bu ekranda komut olarak aşağıdaki satırı kendi platformunuza göre ilgili değişiklikleri yaparak uygulayailirsiniz.

Set-SPSite -Identity "http://portaladresi : port numarası " -SecondaryOwnerAlias " DOMAIN\Kulanıcıadı "

Böylelikle komutta belirtmiş olduğunuz kullanıcı yine komutta belirtmiş olduğunuz uygulamada yönetici hakkına sahip olacaktır.

Faydalı olması dileğiyle.

Yorum Yapın

Sharepoint Server 2010 öğe/belge derecelendirme (rating) ayarları


Sharpeoint Server 2010 platform unda bulunan öğeler ve belgeler derecelendirebilmektedir.Bu özellik sayesinde portalinizdeki öğelerin kullanıcılar tarafından puanlandırılmasını sağlayabilirsiniz.Arama sayfasına da bu sütun üzerinden arama yapabilecekleri bir arama kriteri koyarsanız eğer arama sonuçlarında da en yüksek puanı almış olan içerikten en az puanı almış olan içeriğe doğru sıralayabilirsiniz. Böylelikle kullanıcıların içeriği diğer kullanıcılar tarafından puanlanmış daha kaliteli sonuçlara ulaşabilmesini sağlamış olursunuz.

Bunun için ilgili listenin ya da kitaplığın ayarlarına gitmek gerekir.

 

00

Belge kitaplığında iken üst kısımdaki Kitaplık başlığına tıkladığınızda değişen ribbon menüde en sağdaki Kitaplık Ayarları  butonuna tıklayın.

 

01

Açılan Kitaplık Ayarları sayfasında Genel Ayarlar  başlığı altında Derecelendirme ayarları linkine tıklayın.

 

02

Derecelendirme ayarları sayfasında varsayılan olarak Hayır işaretlidir. Evet i seçerek Tamam butonuna tıklayın.

 

03 

Resimdede görüldüğü gibi ilgili kitaplıkta derecelendirme seçeneğiniz çalışmaya başlayacaktır.

Bu derecelendirme 0 ile 5 arası puanlama yapmaktadır.

Böylelikle ilgili kitaplıkta hangi içeriğin kullanıcılar tarafından nekadar beğenildiğini rahatlıkla görebilir ve analiz yapabilirsiniz.

 

Faydalı olması dileğiyle.

Yorum Yapın

Sharepoint 2010 platformunun Powershell ile günlük otomatik backup/yedek alma yöntemi


Sharepoint Server 2010 platformu üzerinde birçok ihtiyacı otomatikleştirmek mümkündür. Bunlardan neredeyse en önemlilerinden olan yedek alma işlemi için Powershell script i üzerinde biraz çalışalım. Aşağıda hazırlamış olduğumuz script sayesinde portal platformunuzun günlük yedeğini alabilirsiniz.

Öncelikle önemli olan birkaç ayrıntı var.

  • Backup/Yedek script ini çalıştıracak kullanıcının Sharepoint Farm Yöneticisi yetkisine sahip olması gerekir.
  • Bir diğer ayrıntı ise yedek dosyasının yazılacağı paylaşımda Write/Yazma yetkisine sahip olması gerekir.

Aşağıdaki script in çalışması için satırları bir text dosyasına kopyalayıp üzerinde platformunuza özel değişiklikleri yaparak ve sonrada .ps1 uzantılı olarak kaydetmeniz yeterlidir.Örn: SharpeointGunlukYedek.ps1

 

Add-PsSnapin Microsoft.SharePoint.Powershell –ErrorAction SilentlyContinue

$today = (Get-Date -Format dd-MM-yyyy)  #günün tarihini today ismindeki bir değişkende tutmak istiyoruz.

[IO.Directory]::CreateDirectory("\\BACKUPSERVER\SharepointYedek\$today") #yedek klasörüne ogünün tarihini isim olarak alacak bir klasör oluşturmasını istiyoruz.

Backup-SPFarm –Directory \\BACKUPSERVER\SharepointYedek\$today -BackupMethod full   #yedek işlemini başlatıp oluşturulan klasöre o günkü farm ın full yedeğini almasını istiyoruz.

 

Geriye ise sadece bu script in günlük olarak çalışmasınıa sağlamak kalıyor.

Bu işlem içinse izlenecek yol :

Start—>Administrative Tools—> Task Scheduler ı açın.

Solda listelenen Task SchedulerLibrary yazısına sağ tıklayın ve Create Basic Task ı seçin

Task ınıza bir isim verin ve Next e tıklayın . Örn : SharepointGunlukYedek

Sonraki ekrandan Daily i seçin ve Next e tıklayın.

Açılan ekrandan bu task ın hangi tarihte başlayacağını ve hergün hangi saatte çalışacağını girin ve Next e tıklayın.

Sonraki ekrandan Start a Program ı seçin

Açılan ekrandan Browse u tıklayın ve biraz önce hazırlamış olduğunuz script dosyasını seçin Next e tıklayın ve son penceredeki Finish e tıklayarak scriptinizi zamanlı bir görev olarak planlama işleminizi bitirmiş olun.

Script üzerinde değişiklikler tamamen sizin isteğinize göre şekillenebilir.

Örn: Tüm backup işleminin loglanması, backup işlemi sırasında yapılan işlemleri e-mail olarak size yollanması … gibi.

Faydalı olması dileğiyle..

Yorum Yapın

« Newer Posts · Older Posts »