Sharepoint Server 2010 portal e eklenen her belgeye birbiriyle çakışmayacak şekilde belge kimliği vermek


Bir çok kurumda kurum kimliğini de içeren özel belge isimleri gelen evraklara ve giden evraklara verilmektedir. Özellikle arşiv sistemi için neredeyse bu bir mecburiyettir. İstenildiğinde belgeye hızlı ulaşabilmek için de ideal bir yöntemdir.

Sharepoint Server 2010 ile birlikte gelen Belge kimliği (Document ID) özelliği ile birlikte Sharepoint 2010 portal platformuna yüklenen her belge isimlendirilebilmektedir. Üstelik bu isimlendirme işleminde belge isimlerinin bir kısmının otomatik olarak verilmesini sağlayabilirsiniz.Bu özelliği kullanabilmek için Site Eylemleri menüsündeki Site Ayarları sitesine girilmelidir. Açılan Site ayarları sitesinden Site koleksiyonu yönetimi altındaki listeden Site Koleksiyonu Özellikleri linkine tıklayın.

 

image

Açılan sayfadan Belge Kimliği Hizmeti ni aktif/etkin yapın.

Belge Kimliği Hizmeti ni Site koleksiyonu içinde kullanılabilmesi için açtıktan sonra tekrar Site Eylemleri menüsünden Site Ayarları sayfasına tekrar girin ve yine Site Koleksiyonu Özellikleri başlığı altındaki listeden Belge Kimliği Ayarları linkine tıklayın ve belge kimliği için ayarları yapabileceğiniz sayfanın açılmasını sağlayın.

image

Açılan Belge Kimliği Ayarları sayfasında resimdeki gibi metin kutusuna kurum kimliğinizi belirten bilgiyi yazın ve altındaki kutucuğu işaretleyin. Bu kutucuk site içinde hali hazırda yüklü olan bbelge isimlerine de aynı ayarı uygulayacaktır. Bir alttaki açılır menüden de hangi site altında bu işlemin uygulanmasını istediğinizi belirtin. Son olarak Tamam butonuna tıklayarak girmiş olduğunuz bilgileri onaylayın.

Örnekte Sharepoint Server 2010 portal platformuna yüklenen her belge KURUMKIMLIGI-……. şeklinde isim alacaktır.

Eklenen ya da portal üzerinden oluşturulan belgelerin özelliklerini görüntülediğinizde artık aşağıdaki resimdeki gibi biraz önce girmiş olduğunuz belge kimliği ayarları Sharepoint Server 2010 tarafından otomatik olarak eklenecektir.

image

Faydalı olması dileğiyle…

Reklamlar

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Google fotoğrafı

Google hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Connecting to %s

%d blogcu bunu beğendi: