Archive for Şubat, 2011

Sharepoint Server 2010 portal e eklenen her belgeye birbiriyle çakışmayacak şekilde belge kimliği vermek


Bir çok kurumda kurum kimliğini de içeren özel belge isimleri gelen evraklara ve giden evraklara verilmektedir. Özellikle arşiv sistemi için neredeyse bu bir mecburiyettir. İstenildiğinde belgeye hızlı ulaşabilmek için de ideal bir yöntemdir.

Sharepoint Server 2010 ile birlikte gelen Belge kimliği (Document ID) özelliği ile birlikte Sharepoint 2010 portal platformuna yüklenen her belge isimlendirilebilmektedir. Üstelik bu isimlendirme işleminde belge isimlerinin bir kısmının otomatik olarak verilmesini sağlayabilirsiniz.Bu özelliği kullanabilmek için Site Eylemleri menüsündeki Site Ayarları sitesine girilmelidir. Açılan Site ayarları sitesinden Site koleksiyonu yönetimi altındaki listeden Site Koleksiyonu Özellikleri linkine tıklayın.

 

image

Açılan sayfadan Belge Kimliği Hizmeti ni aktif/etkin yapın.

Belge Kimliği Hizmeti ni Site koleksiyonu içinde kullanılabilmesi için açtıktan sonra tekrar Site Eylemleri menüsünden Site Ayarları sayfasına tekrar girin ve yine Site Koleksiyonu Özellikleri başlığı altındaki listeden Belge Kimliği Ayarları linkine tıklayın ve belge kimliği için ayarları yapabileceğiniz sayfanın açılmasını sağlayın.

image

Açılan Belge Kimliği Ayarları sayfasında resimdeki gibi metin kutusuna kurum kimliğinizi belirten bilgiyi yazın ve altındaki kutucuğu işaretleyin. Bu kutucuk site içinde hali hazırda yüklü olan bbelge isimlerine de aynı ayarı uygulayacaktır. Bir alttaki açılır menüden de hangi site altında bu işlemin uygulanmasını istediğinizi belirtin. Son olarak Tamam butonuna tıklayarak girmiş olduğunuz bilgileri onaylayın.

Örnekte Sharepoint Server 2010 portal platformuna yüklenen her belge KURUMKIMLIGI-……. şeklinde isim alacaktır.

Eklenen ya da portal üzerinden oluşturulan belgelerin özelliklerini görüntülediğinizde artık aşağıdaki resimdeki gibi biraz önce girmiş olduğunuz belge kimliği ayarları Sharepoint Server 2010 tarafından otomatik olarak eklenecektir.

image

Faydalı olması dileğiyle…

Reklamlar

Yorum Yapın

Sharepoint Server 2010 ve Office Web Apps entegrasyonu


 

Bu makale ; geçenlerde Sharepoint Server 2010 odaklı bir toplantı sırasında katılımcı tarafından sorulan “Peki ya kullanıcı bilgisayarlarında MS Office yoksa? “ sorusuna karşılık kurum ya da firmalarda bu şekilde bir ihtiyaç olabileceği ve bu ihtiyacın nasıl çözüme ulaştırılabileceği ile ilgilidir.

MSN Live hesabı olan kişiler eğer biraz MSN Live sayfalarındaki özellikleri kurcaladıysa bilirler. MSN Live, kendi alanınıza yüklediğiniz bir belgeyi dünyanın her hangi bir yerinden online olarak düzenleyebilme imkanı sunar. MS Office ürünün en çok kullanılan özellikleri ile online olarak belgenizi düzenleme imkanı sunan Office Web Apps ı server a sadece kurulum yapılarak kullanıma açabileceğiniz bir ürün değildir. Bu ürünü kurduktan sonra Sharepoint Serve 2010 ile entegrasyonunu yapmanız gerekir. Şimdi adım adım bu entegrasyonu nasıl yapabileceğimize bir bakalım.

Office Web Apps ı aldığınızda server üzerinde adım adım

Setup.exe yi çalıştırın. Hoşgeldiniz ekranından sonra ürün anahtarını girmeniz gereken ekran açılacaktır. Ürün anahtarını girdikten sonra Continue butonuna tıklayın. Ürünün dosyalarını hangi klasöre kurmasını istiyorsanız belirttikten sonra Install butonuna tıklayın.

Kurulum bittikten sonra açılan ekrandan Run the SharePoint Products and Technologies Configuration Wizard now yazısının yanındaki kutucuğun dolu olduğuna emin olun ve sihirbazın çalışmasını sağlayın. Web Apss servislerinin çalışmasını ve kendisini Sharepoint Server 2010 ile uyuşturmasını bitirdikten sonra sihirbaz sonlanacaktır. Son olarak Finish butonuna basarak sihirbazı sonlandırın.

Kurulum bitti,sıra konfigürasyonda ve entegrasyonda. Office Web Apps servisini aktif hale getirmemiz gerekiyor öncelikle.

StartàAll ProgramsàMicrosoft SharePoint 2010 ProductsàSharePoint 2010 Central Administration adresine gidin ve Sharepoint Server 2010 un yönetim sayfasını açın.

System Settings linkine tıklayın,Manage services on this server linkine tıklayın. Devamında server Excel Calculation Services, Word Viewing Service, and PowerPoint Service lerinizi başlatın.

Bu servisleri PowerShell ile başlatabilmek için ise aşağıdaki kodu notepad i açıp içine kopyalayın ve farklı kaydedin. Kaydettiğiniz dosyanın uzantısı ps1 olmalıdır.

$machinesToActivate = @("<servername>")

$serviceInstanceNames = @("Word Viewing Service", "PowerPoint Service", "Excel Calculation Services")

foreach ($machine in $machinesToActivate)

{

foreach ($serviceInstance in $serviceInstanceNames)

{

$serviceID = $(Get-SPServiceInstance | where {$_.TypeName -match $serviceInstance} | where {$_.Server -match "SPServer Name="+$machine}).ID

Start-SPServiceInstance -Identity $serviceID

}

}

Devamında PowerShell den bu isimlendirdiğiniz dosyayı çalıştırın ve servislerin çalışmasını sağlamış olun.

Son olarak Office Web Apps ı kullanmak istediğiniz sitede ilgili feature ı aktif yapmanız gerekiyor.

Bunun içinse ,Site Actions altında Site Settings linkine tıklayın ve sitenizin ayarlarını yapabileceğiniz sayfanın açılmasını sağlayın. Site Collection Administrations altındaki listeden Site Collection Features ı seçin ve açılan feature sayfasından Office Web Apps Feature ını Active edin.

Devamında eklemiş olduğunuz servisi olan belge türleri için belge isminin yanında ki ok işaretine tıkladığınızda açılan menüde Edit in Browser linki açılacaktır. Bu linke tıkladığınızda artık belgenizi web üzerinden düzenleme modunda açabileceksiniz.

Faydası olması dileğiyle.

Comments (1)

Bu makalede daha önceden oluşturduğunuz Access veritabanı dosyanızı…


Bu makalede daha önceden oluşturduğunuz Access veritabanı dosyanızı nasıl Sharepoint 2010 üzerinde kullanıma paylaştırabileceğinizi adım adım anlatıyor olacağım.

Bu makalede Ortalama büyüklükteki bir marketin ürün listesinin ve stok bilgisini kullandım.

İlk adım olarak paylaşacağımız veri tabanını oluşturuyoruz ya da mevcut olanı açıyoruz. Makale için ben adım adım nasıl oluşturulacağını anlatıyor olacağım.

clip_image003

Şekil -1

Şekil 1- deki gibi Access 2010 u açıyoruz ve “Blank web database” i seçip sağ alt tarafta bu veritabanı için belirlediğimiz ismi yazarak “Create” butonuna tıklıyoruz. Böylelikle veritabanımız Sharepoint 2010 üzerindeki Access Servisleri ile uyumlu olan bir yapıyla oluşturulmuş olacaktır.

clip_image004

Şekil -2

Şekil-2 deki gibi Access 2010 veri tabanımız istediğiniz tabloları,formları ve raporları oluşturmanız için açılacaktır.Bu örnekte ben tek tek veri girmek yerine elimdeki Excel dosyasını kullandım.

clip_image005

Şekil -3

Elinizdeki excel deki verileri aktarabilmeniz için Ribbon menüsünden “External data” sekmesine tıklayın ve açılan menülerden “Excel” i seçerseniz Şekil -3 teki gibi bir sihirbaz yardım için açılacaktır.

“Browse” butonu yardımıyla içinden veri almak istediğiniz Excel dosyasını seçin.

clip_image006

Şekil -4

Şekil -4 te gördüğünüz güvenlik uyarısında “Open” butonuna tıklayın.

clip_image007

Şekil -5

Güvenlik ile ilgili uyarıda “Open” butonuna tıkladıktan sonra sihirbazın alınan verileri şekillendirmenize yardımcı olacak adımları ile karşılaşacaksınız. Şekil -5 te ilk adım olarak istenen verinin seçilen Excel dosyasında hangi Sheet te olduğunu seçmeniz isteniyor. Ben burda verim sheet1 de olduğu için Sheet1 i seçtim. Eğer kendi Excel dosyanızdaki verinizin bulunduğu Sheet i seçtiyseniz “Next >” butonuna tıklayın ve sonraki adıma geçin.

clip_image008

Şekil -6

Şekil -6 da ki adımda seçtiğiniz Excel dosyasındaki ilk satırın Access veri tabanının içine aktarılırken kolon ismi olarak alınmak istenip istenmediği soruluyor. Bu Excel deki liste başlıklarınızın Access te oluşturulacak Tablodaki alan isimleri olarak algılanacağını anlatmaktadır. Burada dikkat edin çünkü liste başlıklarınız türkçe ise alan isimleri olarak aktarmanızda problem yaşayabilirsiniz. Örnekte işaretlemedim ve devamında açılan sayfadan alan isimlerini tekrar girdim ve problem olmadığına emin oldum.

clip_image009

Şekil -7

Şekil -7 da gördüğünüz adımda ,ç,ndeki veriyi almak istediğiniz excel listesindeki her bir sütun için alan ismini belirleyebilirsiniz. Alan isimlerini belirledikten sonra sonraki adım için “Next >” butonuna tıklayın.

clip_image010

Şekil -8

Şekil -8 deki adımda sizden hangi sütunun Primary key olarak seçmek istediğinizi sormaktadırBEnim Excel dosyamda her kayıt için bir numara olmadığı için ilk seçeneği işaretleyerek bu işi Access e bıraktım. Eğer sizde her kayıt için bir numara varsa ikinci seçeneği seçerek açılan combo box tan listenizdeki o numaraların yazılı olduğu sütunu seçmelisiniz. Eğer bu duruma hiç ihtiyacım olmaz diyorsanız son seçeneği seçip bu adımı direk yoksayarak devam edebilirsiniz. Tavsiyem bu adımı yoksaymayın ve bulma ,raporlama işlemleri için ihtiyacınız olacak bu adımı muhakkak önemseyin.

clip_image011

Şekil -9

Son olarak aldığınız bu veriler için Access te oluşturulacak tablonun adına karar vermeniz gerekecek.

clip_image012

Şekil -10

Şekil -10 da gördüğünüz sayfada “Save import steps” seçeneğini içaretlerseniz daha sonra hızlı bir şekilde aynı işlemleri yapabilmeniz için yaptığınız bu adımlar kaydedilecektir. Eğer bu Excel listesi portalinize erişme yetkisi olmayan bir kullanıcı tarafından güncelleniyorsa bu seçenek işinize yarayabilir.

Artık Excel dosyasındaki verileriniz Access te.

clip_image013

Şekil -11

“Create” sekmesinde “Form” butonuna tıklarsanız aktardığınız verileri görebileceğiniz,yenilerini ekleyebileceğiniz ya da silebileceğiniz hatta Sharepoint 2010 a yayınladığınızda karşınıza gelecek olan Form u oluşturmuş olursunuz.

Yine “Create” sekmesindeki “Report” butonuna tıklarsanız verilerin raporunu görürsünüz ve rapor sayfasını oluşturmuş olursunuz.Bu rapor sayfası Sharepoint 2010 da göreceğiniz rapor ekranıdır.

Form unuz ya da Rapor unuz Access Servislerinde problem çıkartmayacak şekilde yapılandırıldığı için düzenlemeler kısıtlı olacaktır.

Sharepoint 2010 da yayınlamadan önce Formunuza ve Raporunuza isim vererek bu access dosyasını bilgisaarınıza kaydedin.

Oluşturduğunuz Access veritabanınızı form ve raporlarıyle birlikte Sharepoint 2010 da yayınlamak için Ribbon menüsünden “File” sekmesine tıklayın.

clip_image014

Şekil -12

Şekil -12 de göründüğü gibi File menüsünde sol taraftaki “Save&Publish” e tıklayın ve açılan sayfada “Publish to Access Services” i tıklayın.

Önce dosyanızın uyumunu kontrol için “Run Compatibility Checker” butonuna tıklamanızı tavsiye ederim. Böylelikle publish sırasında problem ile karşılaşmadan önce düzeltme yapma imkanınız olacaktır.

Eğer uyumluluk testinde hata ile karşılaşmadıysanız sağ taraftaki “Server URL” bilgisini ve “Site Name” bilgisini girin. Son olarak “Publish to Access Services” butonuna tıklayarak dosyanızın yayınlanması işlemini başlatın.

Yayınlama işlemi bittikten sonra “Publish Succeeded” başlıklı açılan pencerenin üstündeki link Access servislerinden yararlanarak oluşturduğunuz Sharepoint sitenizin linki olacaktır. Tıklayın ve açın.

clip_image015

Şekil -13

Şekil -13 te göründüğü gibi siteniz hazır. Bu sitede “Stok Form” linkine tıklayıp açılan menüden view form u seçerek formunuzun açılmasını sağlayabilirsiniz. Aynı durum Raporlar içinde geçerlidir.

clip_image016

Şekil -14

Yayınladığınız Access  veritabanınızın Sharepoint 2010 üzerindeki görüntüsü Şekil -14 teki gibi olacaktır.

clip_image017

Şekil -15

Son olarak Şekil 15 te göründüğü gibi bu sitenizde kullanıcıları yetkilendirebilirsiniz. Yayınladığınız Access dosyasını tekrar tasarlamak için Access içinde açabilirsiniz. Site ayarlarını değiştirebilirsiniz. Navigation Tab sizi Sharepoint 2010 un üst sitesine yönlendirecektir.

Faydalı olması dileğiyle…

Kolay gelsin.

Yorum Yapın