Archive for Eylül, 2010

Sharepoint 2007 de Belge Kitaplığı oluşturma


Kitaplıklar ile listeler arasındaki en büyük fark kitaplıklarda doküman tutulabilmesidir. Yani kitaplıklar aslında doküman bulundurabilen listelerdir.

Sharepoint 2007 de Belge kitaplıklarını oluşturmak için site üzerinden iki yöntem vardır.
1. Sol menü üzerindeki “Tüm Site İçeriğini Görüntüle” linkine tıklanır ve açılan sayfanın üst tarafındaki “Oluşturma” linkine tıklanır.
2. Sağ üst kısımdaki “Site Eylemleri” linkine tıklanır ve açılan menüden “Oluşturma” linkine tıklanır.
Her iki yöntem de belge kitaplığı oluşturabilmek için başlanması gereken ilk adıma götürür.
Oluşturma sayfasında sol taraftaki “Kitaplıklar” listesinden “Belge Kitaplığı” linkine tıklanır.

Açılan sayfada belge kitaplığına ait bilgilerin girilmesi gereken bir form bulunur. Belge kitaplığı ile ilgili alanların doldurulması gerekmektedir. Burada girilen bilgiler daha sonra belge kitaplığının ayarlarından değiştirilebilir.

Ad : Belge kitaplığı için bir ad girilmesi gerekir. Bu ad kitaplık içinde bulundurulmak istenen belge tiplerine göre anlaşılır olmalıdır.

Açıklama: Belge kitaplığı ve içeriği hakkında ayrıntılı bir açıklama yazılabilecek alandır.

“Belge kitaplığı listesi Hızlı Başlat çubuğunda görüntülensin mi sorusu tamamen isteğe bağlıdır ve sonradan değiştirilebilir durumdur. Sitenin ana sayfasında sol taraftaki menüde görüntülenmesinin istenip istenmediğini bu kısımdan belirtilebilir.

Belge kitaplığının e-posta kabul etmesi isteniyorsa sonraki soruda “Evet” seçeneği işaretlenmeli ve hemen altındaki metin kutusuna belge kitaplığı için e-posta adresi girilmelidir. Bu tercih siteye giriş izni olmayan kullanıcılar için ideal olabilir.

Sürüm oluşturma ile ilgili soruyu şimdilik “Hayır” olarak bırakın. Bu ayarı belge kitaplığının ayarlar kısmından yapalım.

Belge Şablonu kısmı önemlidir. Bu kısımda seçilen belge türüne göre belge kitaplığında “Yeni” linkine tıklandığında kullanıcının bilgisayarındaki uygun yazılım açılır.

Son olarak “Oluştur” düğmesine tıklanarak belge kitaplığının oluşturulması sağlanır.
Belge kitaplığının görüntü aşağıdaki resimdeki gibidir.

Yeni bir belge oluşturmak için belge kitaplığı içinden “Yeni” linkine tıklanır. Ve açılan menüden “Yeni Belge” linkine tıklanır.


Böylelikle Yeni Belge oluşturmak istendiğinde kullanıcının bilgisayarındaki uygun yazılımın açılması sağlanır. Açılan uygulamada kaydet düğmesine tıklandığında uygulama belgeyi belge kitaplığına kaydedecektir. Artık bir belge kitaplığımız var ve biz bu belge kitaplığına belgelerimizi kaydedebiliriz.
Belge kitaplığında “Yeni” linkinin altında listelenen “Yeni Klasör” linki sayesinde klasör oluşturulabilir. Bu şekilde içi içe klasörler oluşturulup belgelerin daha düzenli bir şekilde oluşturulan kitaplıklarda yayınlanması sağlanır.

Reklamlar

Yorum Yapın

Sharepoint 2007 de Belge Kitaplığına Sütun Ekleme İşlemi


Sharepoint 2007 de oluşturduğumuz bir belge kitaplığına sütun ekleyebiliriz. Bu sütun içindeki bilgiler dokümanın özellikleri olarak saklanır. Dokümanın içinde bulundurulması gerekmeyen fakat kullanıcı için önemli olan bilgiler bu sütunlarda saklanabilir. Örnek ;Dilekçelerin bulunduğu bir belge kitaplığında dilekçelerin hangi illerden geldiğinin bilgisi bu sütunlarda tutulabilir. Dolayısıyla dilekçe üzerinde bir değişiklik yapılmasına gerek kalmadan dilekçeler düzenli bir şekilde depolanmış olur. Ve bu il bilgisinin bulunduğu sütun üzerinden filtreleme yapıldığında hangi ilden daha çok dilekçe geldiği bilgisine daha hızlı ulaşılabilir.
Şimdide bu konu ile ilgili adım adım örnek yapalım.
Bir önceki yazımda belge kitaplığının nasıl oluşturulduğunu anlatmıştım. O yazıyı takip ederek “dilekçeler” isimli bir belge kitaplığı oluşturalım.
Dilekçeler isimli belge kitaplığına sütun eklemek için site üzerinden iki yöntem vardır.
1. Belge kitaplığı içinde menüde “Ayarlar” menüsünde ilk sırada bulunan “Sütun oluştur” kısa yol linkinden
2. Belge kitaplığı içindeki menüde “Ayarlar” menüsünde “Belge kitaplığı Ayarları” linki ile açılan ayarlar sayfasından.
 

Biz bu örnekte “Belge Kitaplığı Ayarları” linkinden devam edelim. “Belge Kitaplığı Ayarları” linki sayesinde oluşturulan “Dilekçeler” isimli belge kitaplığının ayarlar sayfası açılır. Bu sayfada orta kısımda “Sütunlar” başlığı altında belge kitaplığının sütunları görüntülenir.

Resimde de görüldüğü üzere her belge kitaplığı oluşturulduğu anda varsayılan olarak birkaç adet sütun bilgisi ile oluşturulur. Bu sütunlardaki bilgiler belgenizin özellikleridir. Sütunlarınızın sayısını arttırabilir ve içlerinde ek bilgi depolanmasını sağlayabilirsiniz.

“Sütun oluştur” linkine tıklandığında sütun adının ve sütun içinde bulunması istenilen verinin tipinin belirlenebileceği form sayfası açılır.

Var olan site sütunlarından ekle : Sitenizde bulunan başka bir kütüphaneden yada listeden istediğiniz bir alanın burada görüntülenmesini isteyebilirsiniz.

Sütun Sırası : Belgeniz için istediğiniz sütunların listelenme sırasını değiştirmenizi sağlayaak sayfaya yönelirsiniz ve buradan istediğiniz sıralama değişikliğini yapabilir, sütunun görünüp görünmeyeceğine de karar verebilirsiniz.

“Sütun oluştur“ linkine tıklanır.

Bu sayfada öncelikle sütunun adını girilmelidir.Sonrasında ise bu sütunun içereceği verinin tipini kararlaştırılır ve seçilir.Seçilen veri tipine göre sayfa şekillenecektir. Örneğin seçenek veri tipi seçildiğinde formda alt kısımda seçeneklerin girilebileceği bir alan açılır ve seçenekler bu kısma girilir.

Kullanıcının istenilen bu bilgiyi girmesi zorunlu kılındığında istenilen bilgiyi girmeden belgesini bu kitaplığa kaydedemeyecektir.Bu mekanizma kullanıcı belgeyi kaydeymek istediği zaman devreye girer ve istenilen bilgiyi seçebileceği ufak bir form alanı açar.Bu alan form servisleri tarafından çalıştırılır.

Kullanıcı bilgisayarında MS Office 2007 yüklü ise belgenin üst kısmına bir alan açılacaktır bu bilginin girilebilmesi için. MS Office 2003 yüklü ise belge kaydedilirken ek bir pencere açılacaktır ve kullanıcının bilgiyi girmesi istenecektir.

Bu sütun varsayılan görünüme eklenmek istendiğinde belge kitaplığındaki sütunlar arasında görüntülenecektir. İstenmez ise kullanıcının göremeyeceği bir alanda saklanacaktır.
Buradaki sütunlar MS Excel deki gibi işlevseldir. Yani iki sütun arasında hesaplama işlemi yapmak ya da iki tarih arasındaki farkı almak mümkündür. Örnek; hesaplanmış değer işaretlenip dokümanın oluşturulma tarihi ile günün tarihi arasındaki farkı tutması istenebilir. Böylelikle dilekçenin kaç gün önce kitaplığa kaydedildiği bilgisine tutulmuş olur.

Sütun adını “İl” olarak yazdıktan sonra “Tamam” düğmesine tıklanarak sütunun oluşturulması sağlanır. Burada uyarmam gereken önemli bir konu var. İl bilgisini kullanıcının girmesi istenirse “İzmir”,”İzmir”,”IZMIR” gibi birbirinden farklı değerler girilebilir.Bu durumun önüne geçebilmek için sütundaki veri tipinin seçenek yapılmasını öneririm. Bu durumda bütün il bilgileri sütun oluşturulurken girilmelidir fakat kullanıcının yanlış bilgi girmesi engellenmiş olur.

Yorum Yapın

Sharepoint 2007 de Belge yönetimi


Belge yönetimi konusunda anlatılması ve yapılması gereken çok şey vardır. Bu yazı dizisinde sırasıyla hepsini ele alacağız.Belge kitaplığı oluşturmak, yetkilendirme işlemleri, ihtiyaç duyulan kolonları eklemek, bu kolonlar üzerinden filtreleme, sürüm kontrolü, içerik kontrolü, içerik tipleri, standart iş akışları, Sharepoint Designer 2007 ile iş akışları oluşturma, MS Office 2003/2007 ürünleri ile Sharepoint 2007 etkileşimi konularını sırasıyla ele alacağız.

Yorum Yapın

Sharepoint 2007 ve RSS web bölümü


 
RSS, eklenen içeriğin kolaylıkla takip edilmesini sağlayan özel bir XML dosya formatıdır. Kullandığı dosya biçimleri .rss ve .xml’dir.
 
Portal ana sayfasına RSS ekleyebilmek için öncelikle sağ üst kısımdaki “Site Eylemleri” linkine tıklanır. Açılan menüden “Sayfa Düzenle” linkine tıklanır.
 
Böylelikle Ana sayfa, üzerinde düzenleme yapılabilecek hale gelir.
 

Düzenleme modundaki sayfa üzerinde “Web Bölümü Ekle” linkine tıklanır ve sayfaya eklenebilecek web bölümlerinin listelendiği ufak bir pencere açılır. Bu pencerede siteye eklenebilecek web bölümleri listelenir. Burada “RSS Görüntüleyici” web bölümünün solundaki seçim kutusu işaretlenir ve “Ekle” düğmesine tıklanır. Eğer bu web bölümü sayfa açıldığı ilk anda görünmüyor ise listenin alt kısımlarına gidilip bulunması gerekmektedir.

RSS görüntüleyici web bölümünü içinde hala bir veri olmadığı için sayfaya eklendiğinde hiçbir bilgi görüntülemeyecektir. RSS görüntüleyici web bölümünün içinde “Araç bölmesini açın” yazan bir link bulunur. Bu linke tıklandığında RSS web bölümü için ayarların girilebileceği araç bölmesi açılır.

RSS görüntüleyicisinin bilgi görüntüleyebilmesi için bir adrese ihtiyacı vardır. Bu adres “RSS Akışı URL’si” yazısının altındaki metin kutusuna girilmelidir.
Örnek Adres : http://www.milliyet.com.tr/D/rss/rss/RssSD.xml
Araçlar bölmesinde RSS için gerekli URL girildikten sonra “Tamam” düğmesine tıklanır ve RSS web bölümü için girilen ayarların kaydedilmesi sağlanır. Yine Sayfada araç bölmesinin üst kısmında yazan “Düzenleme Modundan Çık” linki sayesinde sayfa düzenleme modundan çıkıp yayınlandığı haliyle görüntülenir. Böylelikle sayfa içinde içeriğinin başka bir site tarafından doldurulduğu ve her sayfa yüklendiğinde kendini o sitedeki bilgiler ışığında güncelleyen bir RSS görüntüleyici web bölümü eklenmiş oldu.

RSS görüntüleyiciler genellikle hava durumu, son dakika haberleri, döviz kurları vb. gibi dış kaynaklı sitelerden alınan bilgileri online olarak intranet içinde kullanıcılara görüntüleyebilmek için kullanılır.

Yorum Yapın