Sharepoint 2007 de Toplantı çalışma alanı ile Proje takibi imkanı


Süregelen toplantılarının olduğu bir projeyi Sharepoint Server 2007 üzerinden takibini yapmak tahmin edilenden daha kolay ve problemsizdir. Sharepoint Server 2007 proje ile ilgili toplantı içeriklerini ilgili proje ekibi ile paylaşmak, görevleri yine bu ekipteki ilgili kişilere atamak, kararları kayıt altına almak, araştırma sonuçlarını, ilgili belgeleri, fiyat tekliflerini ve analiz raporlarını ortak bir platformda paylaşmak için gerekli alt yapıya sahiptir.
 
Öncelikli olarak proje toplantılarının bilginsin tutulacağı bir takvim oluşturulmalıdır. Zorunlu değildir site içinde kullanılan herhangi bir takvimden de takip edilebilir bu işlemler. Birden fazla proje takibi yapılacaksa takvimdeki diğer bilgiler ile karışmaması için Projeler isimli bir takvim oluşturulduktan sonra bu takvime projenin ilk toplantısının bilgisini girmek ve bu toplantılar için bir çalışma alanı açmak gerekir.
Projeler takvimine ilk toplantı olayının girilmesi sırasında “Çalışma Alanı” seçeneği işaretlenir.
Böylelikle toplantı çalışma alanı oluşturulması için bilgilerin girilebileceği sayfa açılır.

Bu sayfada ilk olarak proje çalışma alanı sitesi için Başlık girilmelidir.
Açıklama kısmında proje hakkında özet bir bilgi olabilir.
URL adı çok önemlidir. Bu alanda çalışma alanı sitesinin adres bilgisinin girilmesi istenir.
“Üst site ile aynı izinleri kullan” seçeneği oluşturulan çalışma alanına üst sitedeki kişileri aynı izinlerle üye yapar.
"Benzersiz izinler kullan” seçeneği oluşturulmakta olan çalışma alanına farklı kişileri farklı yetkilerle üye yapabilmeyi sağlar.
“Tamam” düğmesine tıklandığında oluşturulmak istenen çalışma alanı tipinin seçilebileceği bir sayfa ile karşılaşılır. Bu sayfada çalışma alanının tipi seçilip “Tamam” düğmesine tıklanır.
İzinleri üst siteden al seçeneği seçilmediği için üyeleri bizim belirtmemiz gereken bir yetkilendirme sayfası açılır. Bu yetkilendirme sayfasında kullanıcılar çalışma alanı için yetkilendirilebilir. “Tamam” düğmesine tıklandıktan sonra toplantı çalışma alanı kullanıma hazırlanmış olur.

Ajanda projesi ile ilgili katılanlar, belgeler, hedefler, kararlar, teklifler ve raporlar gibi bilgiler bu çalışma alanından kolayca yönetilebilir ve takip edilebilir.
Proje takvimine bir sonraki toplantı bilgisi girilirken “Çalışma Alanı” seçeneği işaretlendiğinde daha önceden açılmış olan çalışma alanları yine kullanıcının yetkisine göre listelenerek görüntülenir.

Bilgisi girilen toplantı eğer daha önceden çalışma alanı oluşturulmuş bir projenin toplantı serisinden bir tanesi ise “Var olan Toplantı Çalışma Alanına Bağlan” seçeneği seçilip açılır metin kutusundan girilen bilginin hangi çalışma alanının parçası olduğu seçilmelidir. Böylelikle süregelen toplantılar serisi bir çalışma alanı altında sıralı bir şekilde listelenecektir. Buda bize bu projenin toplantılarının bir arada düzenli bir şekilde tutulması imkanını verir.

Reklamlar

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Google fotoğrafı

Google hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Connecting to %s

%d blogcu bunu beğendi: